Что подготовить до регистрации
Соберите список активных клиентов, имена и рабочие почты сотрудников, план публикаций, ближайшие сроки и известные оплаты. Выберите владельца системы: он выдаёт входы и настраивает роли. Старые таблицы сначала сохраните как архив для сверки.
1. Зарегистрируйте агентство
Владелец создаёт агентство и подтверждает почту. Сотрудники получают вход от владельца: им не нужно регистрировать отдельные агентства. Бесплатный тариф позволяет проверить работу на трёх клиентах и трёх сотрудниках. Регистрация и вход: инструкция.
2. Добавьте сотрудников и настройте роли
В «Настройках» заведите сотрудников и выдайте им вход. У роли отдельно задаются название, специальность и права. Например, «Арт-директор» может иметь специальность дизайнера и отметку руководителя направления. Эта отметка сама по себе не открывает финансы. Как настроить команду и доступы.
3. Заведите одного клиента и план по договору
Заполните карточку клиента, ответственных, договорённости и объём работ. Используйте понятные названия — команда должна находить одного и того же клиента без дублей. Автоматический перенос всей таблицы Excel не предполагается: начните с ручного ввода актуальных данных. Карточка клиента.
4. Соберите контент-план и проверьте исполнителей
Добавьте публикации на ближайшую неделю: дату, формат, бриф и исполнителей. Проверьте, что связанные задачи появились у нужных людей. Публикации формата Reels или Видео связывают контент с работой видеографа и монтажёра. Контент-план для клиентов агентства.
5. Договоритесь о правилах работы с задачами
У задачи должны быть ответственный, срок и понятный результат. Объясните команде, когда менять статус и где оставлять ссылки на готовую работу. Выполнение отмечает исполнитель; отдельные права руководителя на работу с командой настраиваются в роли. Создание и выполнение задач.
6. Внесите оплаты и проверьте уведомления
Добавьте фактические поступления и расходы с правильными датами и клиентами. Для клиентской оплаты укажите, за какой месяц она внесена. Если тариф включает Telegram, владелец получает код, отправляет команду в группу и проверяет связь. Что входит в тарифы; инструкция по финансам.
7. Проведите проверку перед подключением остальных клиентов
- Каждый сотрудник вошёл под своей почтой и видит нужные ему разделы.
- В контент-плане есть реальные сроки, форматы и назначенные исполнители.
- Команда выполнила одну задачу и нашла ссылку на результат.
- Оплата клиента отражена за правильный месяц.
- Сотрудники знают, где находятся инструкции и помощник по системе.
Как избежать двух параллельных систем
После проверки договоритесь о дате перехода: новые задачи и публикации ведите в CRM, а старые таблицы используйте для сверки. Назначьте человека, который проверяет незаполненные поля и помогает коллегам. Для вопросов по кнопкам есть помощник по инструкциям без ИИ; он ищет готовые ответы и не меняет данные агентства.